Что и как проверять?

Что и как проверять?

ШАГ 1. ПРОВЕРИТЬ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Из документов второй группы можно назвать инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.
На этом список не исчерпывается. Инспектор вполне может поинтересоваться и другими.
При этом если каких-то из перечисленных документов у компании нет, их нужно непременно завести. При необходимости утвердить и ознакомить работников под расписку.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: Должностные инструкции Если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников
График сменности При наличии сменной работы
Положение о коммерческой тайне Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять
Списки несовершеннолетних работников, инвалидов, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком Если в компании работают эти категории сотрудников
Договоры о полной материальной ответственности В случаях установления полной материальной ответственности для работников
Ученические договоры При оформлении ученичества

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ УЧАСТОК "КАДРОВАЯ ПЕРВИЧКА"
Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и других документов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда.
Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 постановления). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.
«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе. Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях, составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.
Типичная ошибка – сотрудники «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку.
Причем, кроме подписи, он должен и ставить дату ознакомления.
Проверит инспектор и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).
Опередите его, проверьте сами.

ШАГ 3. ПРОВЕРЯЕМ ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ
Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.
В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах.
Также обратите внимание:
использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса;
установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;
в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).
«Старые» договоры (заключенные до февраля 2002 года) должны содержать все условия, указанные статьей 57 Трудового кодекса. Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и указать все недостающие условия.
Инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.
Обязательно проверьте, нет ли у вашей фирмы незаконно заключенных с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуги).
Если инспекция выявит, что фактические трудовые отношения оформлены гражданским договором, то потребует от работодателя восстановить все нарушенные права работников. Например, нужно будет выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные.
В этом случае инспекция, конечно же, обратится к специалистам Фонда социального страхования и налоговой инспекции. С компании взыщут недоимку и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и недоимка и пени по ЕСН. Не стоит забывать и о штрафах.
Гражданский договор признают трудовым, если из его условий будет очевидно:
что исполнитель (работник) фактически подчиняется правилам трудового распорядка компании;
что он выполняет постоянную работу в интересах компании, а не определенный объем работ;
оплата труда ежемесячная, а не за результат работы по акту приемки;
что работа предполагает только личное ее выполнение исполнителем. Без возможного привлечения субподрядчиков, «субисполнителей»;
исполнитель работает долго, без перерыва.
Приведем примеры подозрительных для инспекторов формулировок в гражданском договоре:
«Заказчик ежемесячно выплачивает Исполнителю сумму в размере 100 рублей»,
«Исполнитель обязуется выполнять работу, указанную в настоящем договоре, на территории предприятия Заказчика, ежедневно с 9.00 до 18.00»,
«Исполнитель обязуется выполнить работу лично, без привлечения третьих лиц».

ШАГ 4. ПРОВЕРЯЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Это коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне. При этом они:
должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;
не должны противоречить друг другу.
Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вы вполне можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, а в Правилах – сменная работа.
Сопоставьте также штатное расписание, Положение об оплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоже нередкое явление.
Проверьте, не отличаются ли условия в ваших внутренних документах от тех, которые указаны в новом Трудовом кодексе. Разницы в сторону ухудшения условий для работников быть не должно. Например, статья 192 Трудового кодекса предусматривает три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. А в Правилах компании есть и строгий выговор, и лишение премий, и понижение в категории. Это нарушение.
Локальные акты компании должны быть приняты с соблюдением надлежащей процедуры. Если для их утверждения нужно согласие представительного органа работников, то соответствующие визы на документе должны присутствовать. Если нет профсоюза, локальные акты надо согласовать с общим собранием работников или советом трудового коллектива.
Проверьте, ознакомлены ли с этими документами работники. Причем обязательно под расписку, с указанием даты ознакомления. Если локальные акты изменялись, то сотрудники должны увидеть их и в новой редакции.

ШАГ 5. ПРОВЕРЯЕМ УЧАСТОК "ОТПУСКА"
На этом участке проверьте:
все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
соблюдался ли при этом график отпусков;
всем ли правильно выплачивали отпускные.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.
График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.
Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя.
Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

ШАГ 6. ПРОВЕРЯЕМ УЧАСТОК "ЗАРПЛАТА"
Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата».
Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.
На практике часто бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. В этом случае бухгалтерии лучше всего в конце дня выдачи «кровных» составлять акт о неявке. И снять с работодателя ответственность за невыплату зарплаты в установленное время.
Особо въедливые проверяющие захотят убедиться, действительно ли в дни «икс» необходимая для аванса сумма была в кассе.
При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.
У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.
Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).
Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным.
Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка. Если такой формы нет, – непременно разработайте и утвердите ее.
Инспекторы заинтересуются зарплатой работников, если условия их труда чем-то необычны. Просмотрите табели учета рабочего времени. Если были факты сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, в ночное время, то проверьте, правильно ли за это заплатили, есть ли письменные согласия работников на эту работу.

ШАГ 7. ПРОВЕРЯЕМ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Они должны быть заполнены по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225. И Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69.
Две самые распространенные ошибки при заполнении:
кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;
работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.
Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.
Обратите внимание: трудовые книжки нельзя выдавать на руки «действующим» работникам. Можно по их запросу выдать заверенную копию трудовой книжки, но не ее саму.
Также наверняка инспекторы проверят у вас книгу учета движения трудовых книжек. Правильно ли она заполнена (данный документ утвержден постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), верны ли даты в ней, имеются ли подписи работников.

ШАГ 8. ПРОВЕРКА ДОГОВОРОВ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Инспекторы прежде всего уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры. Будет лучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.
Возместить в полном размере причиненный компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но по условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре о полной материальной ответственности!) – статья 243 Трудового кодекса.
Проверьте свои документы о материальной ответственности.

ШАГ 9 ПРОВЕРЬТЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
В компании обязательно должны быть инструкции по охране труда по каждой профессии (прописываете способы безопасного выполнения работы), журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Работнику надо разъяснить положения инструкции (например, инструкции для работников бухгалтерии), а он ставит свою подпись в журналах, что прошел инструктаж.
К тому же инспектор может проверить и фактическое соблюдение норм охраны труда. Например: как обустроены рабочие места, правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры. Есть ли паспорта на оборудование, замеры изоляции. И даже переговорить с рядовыми сотрудниками вашей фирмы, чтобы уточнить, проводился ли инструктаж, соблюдается ли техника безопасности.
Так что лучше всего заранее все проверить и привести в соответствие. Имейте в виду: у трудовой инспекции есть право отстранить работника, который не подготовлен должным образом, приостановить деятельность компании, нарушающей нормы охраны труда, или вообще обратиться в суд с требованием ликвидировать фирму.